Faltam cinco meses para a abertura da conferência e, na primeira reunião da comissão de programa, já havia mais de vinte nomes escritos no quadro branco.
«Esses nomes são todos de confiança?» perguntou o presidente. A sala ficou em silêncio durante alguns segundos — o que é que significa ser de confiança? Fama? Títulos? Ou conhecer alguém da organização?
A reunião desse dia decidiu esta melhoria:A lista pode ser definida com calma, mas o trabalho de base tem de ser feito primeiro.
O primeiro passo do trabalho de base foi criar um cartão de contextualização para cada candidato. A organização recorreu ao perfil de talento do MuchSci e, a cada pessoa pesquisada, as quatro grelhas de visão rápida ficavam completas:
Primeira grelha,área de especialidade — o domínio de investigação e as palavras-chave do perfil público, e se correspondem ou não ao tema da conferência vê-se logo. Em anos anteriores houve o embaraço de keynotes desalinhados com o tema, e a raiz estava precisamente em não se ter verificado esta grelha.
Segunda grelha,percurso público — formação académica e experiência profissional legíveis de forma contínua. Os títulos da página de apresentação passam a ter um documento de base, e a intervenção de abertura do moderador também pode ser escrita com pormenor.
Terceira grelha,projetos recentes — detalhes de projetos verificados, com ano, tipo e financiamento. Se o candidato continua ativo nesta área, é aqui que se vê.
Quarta grelha,cargos ocupados — papéis públicos em sociedades, revistas e comissões.
Três semanas depois, os cartões de contextualização dos mais de vinte nomes estavam em cima da mesa. O tom da discussão mudou: já não era «acho que o A é bom», mas sim «a área do A corresponde na perfeição e tem projetos ativos nos últimos três anos, mas sobrepõe-se à do B; se for para escolher um dos dois...»
Com factos por baixo, as divergências tornaram-se questões que se podiam discutir.
Na última reunião, a lista ficou definida. O presidente escreveu uma frase na ata:«Os materiais de contextualização são gerados a partir de dados públicos; a lista final é decidida pela comissão.» — a ferramenta faz o trabalho de base, a decisão é humana, e os keynotes desta conferência nunca mais falharam.