Objeto da retrospetiva: projeto de intermediação de uma empresa industrial para encontrar especialistas universitários que resolvessem problemas de processo na linha de produçãoData da retrospetiva: três meses após a conclusão do contactoConclusão desde já: o ponto de viragem decisivo deste projeto foi ter feito a triagem antes do encontro.
Contexto
Este problema foi trabalhado internamente durante meio ano, até se decidir procurar cooperação com universidades. Anteriormente, houve duas tentativas de contacto falhadas: numa, a área não era a adequada e a conversa morreu ao fim de meia hora; na outra, a contraparte nunca tinha feito colaboração academia-indústria e não tinha interesse em estabelecer contacto. A razão central das duas falhas foi a mesma —antes do contacto, sabia-se praticamente nada sobre os especialistas candidatos.
Processo
Desta vez, o processo foi reorganizado. Antes do encontro, foram concluídas quatro etapas em sequência:
1. Decompor o problema — traduzir o ponto de bloqueio do processo para áreas de investigação e palavras-chave, convertendo-o numa linguagem pesquisável;
2. Pesquisa por área — usar os perfis de talento da MuchSci para procurar especialistas por área e, primeiro, recorrer a estatísticas da dimensão da base para perceber o tamanho do conjunto de candidatos;
3. Dois filtros — o primeiro filtra a adequação da área de investigação (ver as palavras-chave e as disciplinas do detalhe do projeto); o segundo filtra vestígios de colaboração academia-indústria (ver o tipo de projeto e a unidade responsável); os detalhes foram todos sujeitos a dupla verificação: «correspondência exata de nome + validação da instituição»;
4. Contacto com materiais — perfil, detalhes verificados e análise da base de cooperação, organizados em material factual.
Resultado do contacto: logo na primeira visita entrou-se em discussão substantiva e, em duas semanas, chegou-se a uma intenção de cooperação.
Reflexão
Pergunta 1: o que se poupou ao filtrar as pessoas primeiro? Poupou-se visitas inúteis. Com o duplo filtro de área e de vestígios, o conjunto de candidatos passou de «uma série de nomes» para «duas ou três pessoas» — segundo a experiência da última vez, se estas duas ou três pessoas fossem abordadas às cegas, o custo seria pelo menos três vezes maior.
Pergunta 2: o que mudaram os materiais? A abertura da conversa. Deixou de ser «viemos por ouvir falar do senhor» para passar a ser «vimos nos dados públicos que assumiu determinado projeto em determinado ano, e ele coincide exatamente com o nosso problema». O especialista levou apenas dez minutos a decidir se valia a pena conversar — quando as palavras têm origem, o consenso chega depressa.
Pergunta 3: o que preservaram os limites? A ferramenta nunca deu uma lista de recomendações durante todo o processo; o poder de decisão ficou com a empresa. Olhando para trás, isso acabou por garantir a seriedade do contacto — a triagem foi feita por nós, e a responsabilidade e a motivação ficaram do nosso lado.