Quando um grupo de investigação precisa de encontrar pessoas, normalmente são várias as pessoas envolvidas: o orientador tem uma ideia geral do âmbito, o colega mais veterano tem uma lista de nomes potencialmente adequados e o colega responsável pelas relações externas pensa em como enviar o convite. O problema é que a informação sobre essas pessoas raramente está no mesmo sítio — o âmbito foi dito uma vez numa reunião, a lista está nas notas de alguém e a apresentação que é preciso usar tem de ser novamente pedida. Na altura de reunir tudo, muitas vezes ninguém consegue apresentar uma versão completa.
A essência desta questão não é falta de diligência das pessoas, mas a ausência de um espaço de trabalho comum. O perfil de talento responde a «porque é que um registo é credível»; a oficina de investigação conjunta responde a «onde fica este registo credível e quem o mantém em conjunto». Este artigo disseca precisamente o ponto em que os dois se ligam.
01 Listas dispersas nas conversas versus consolidadas no grupo de projeto
▲ Figura 1｜A diferença não está em quem se lembra de mais, mas em se a informação pode ser continuada pela pessoa seguinte
Comecemos pela diferença mais evidente. Quando a lista está dispersa por conversas e e-mails, cada pessoa acrescenta alguns apontamentos ao seu próprio documento e, no momento de reunir tudo, é normal que as versões não coincidam: pessoas com o mesmo nome ficam em duas entradas, a mesma pessoa aparece escrita de duas formas e, mais tarde, é difícil descobrir qual foi a versão usada. Depois de passar para o grupo de projeto, passa a haver apenas uma versão — quem a acrescentou, quando o fez e com que base, tudo fica no mesmo espaço.
A forma de tratar as dúvidas também mudou. Quando a organização é dispersa, o registo duvidoso tende a ser deixado passar de forma vaga; num documento de base partilhado, os nomes que não coincidem podem ficar numa categoria à parte, dizendo claramente a quem vier depois «este registo não foi verificado». É preferível mantê-lo como «a verificar» do que misturar registos de origem pouco clara na lista oficial.
O custo de transição é a terceira diferença. Se outra pessoa assumir o projeto, o contexto disperso pelas conversas tem de ser explicado outra vez; no grupo de projeto, as conversas, os agentes e os ficheiros estão todos lá, e a pessoa seguinte pode abrir e continuar o trabalho.
02 Três separadores, cada um a cobrir uma parte
▲ Figura 2｜Membros, agentes e ficheiros: três tipos de objetos que partilham o mesmo contexto
A camada dos membros responde a «quem está a participar». O criador do projeto e os membros comuns são distinguidos na lista, e a divisão de tarefas é explícita: o orientador define o âmbito, o colega mais veterano acrescenta candidatos e a ligação externa encarrega-se de enviar os materiais. Com os papéis claros, deixa de ser preciso discutir repetidamente quem deve preencher cada parte.
A camada dos agentes responde a «quem organiza». Um grupo de projeto pode associar agentes, e os membros podem invocá-los escrevendo `@` na caixa de entrada. Para a tarefa de encontrar pessoas, a utilidade está em organizar a pilha de nomes acrescentados por cada um segundo o mesmo conjunto de campos — situação básica, formação, percurso profissional e principais resultados de investigação — alinhando item a item em colunas, em vez de cada um escrever o seu próprio parágrafo. Nos grupos de projeto do MuchSci, este passo acontece no mesmo local da discussão, sem ser necessário andar a mover a lista de um lado para o outro.
A camada dos ficheiros responde a «onde ficam os resultados». A lista de candidatos, os dossiês organizados e os materiais de convite já finalizados ficam guardados com o projeto e não são arrastados por novas mensagens de conversa. Durante a discussão, é possível citar diretamente os materiais, em vez de atirar um link e deixar cada um à procura.
03 É assim que nasce um documento de base partilhado
▲ Figura 3｜Desde a criação do grupo e definição do âmbito até à versão final na área de ficheiros, os seis passos acontecem no mesmo espaço
O processo tem, em traços gerais, seis passos: criar um grupo de projeto para um projeto de recrutamento e começar por esclarecer o âmbito; cada membro acrescenta pessoas, sem pressa de organizar logo; na conversa, invocar com `@` o agente associado, para que preencha os dossiês em lote segundo as quatro categorias de campos; colocar os registos duvidosos numa categoria à parte, marcados como «a verificar», fora da lista oficial; guardar os dossiês organizados na área de ficheiros, partilhados pelos membros; e pedir a alguém familiarizado com a situação que faça uma última revisão.
O que aqui tem valor é que «também é permitido estar incompleto». A existência da categoria «a verificar» mostra que o processo de organização reconhece que haverá incerteza. Se o documento de base partilhado só permitisse escrever conteúdos confirmados, os membros acabariam por apagar simplesmente os registos duvidosos, perdendo pistas.
A rastreabilidade é outra vantagem. Quem acrescentou um registo, com que base e se foi ou não verificado fica tudo no espaço do projeto. Quando chegar o momento de enviar formalmente o convite, o custo de voltar atrás para verificar é muito menor.
04 Interface funcional: membros, agentes e ficheiros no mesmo ecrã
▲ Figura 4｜Os três tipos de dificuldades tratados de forma isolada acabam por ser cobertos pelo mesmo documento de base
Depois de entrar no grupo de projeto, a interface parece uma bancada de trabalho do projeto: à direita, divide-se em três separadores — «Membros», «Agentes» e «Ficheiros» — e a caixa de entrada, na parte inferior, indica que escrever `@` permite invocar o agente do grupo de projeto associado.
▲ Figura 5｜Dentro do grupo de projeto: três separadores lado a lado e, na conversa, é possível atribuir tarefas diretamente ao agente com `@`
Aqui, o essencial é o mecanismo `@`. Numa conversa normal, mencionar uma pessoa com @ serve para lhe pedir que veja a mensagem; na conversa de um grupo de projeto, mencionar um agente com @ serve para chamar as suas capacidades. A mesma caixa de entrada permite enviar mensagens aos membros e atribuir tarefas ao agente, e o agente passa assim a fazer parte do fluxo de colaboração. A MuchSci coloca o perfil de talento no separador do assistente de agente pessoal e, em conjunto com este mecanismo, a organização e a discussão dos dossiês podem acontecer no mesmo lugar.
05 Limites
① Este artigo descreve mecanismos funcionais e formas de aplicação, não constitui uma promessa de resultados. O facto de um grupo de projeto conseguir concentrar o contexto não significa que a tarefa de encontrar pessoas corra necessariamente melhor; na prática, depende também dos hábitos de utilização dos membros e da clareza da tarefa.
② Estruturar não equivale a avaliar. Os dossiês são uma organização de informação pública e não constituem uma avaliação de capacidades, recomendação ou aval em relação a qualquer pessoa; os juízos sobre pessoas concretas devem ser verificados e assumidos pelo próprio utilizador.
③ Utilizar apenas informação pública. Não envolve dados pessoais privados; quando usado para fins formais como avaliação, recrutamento ou due diligence, prevalecem as normas e os procedimentos em vigor da entidade em causa.