Depois de um perfil estar organizado, o trabalho muitas vezes ainda não acabou. É preciso escrever cartas-convite para reuniões, preencher fichas de recomendação de especialistas, enviar e-mails de intenção de cooperação e submeter listas de especialistas avaliadores. O que estes materiais têm em comum é isto: o conteúdo já existe, mas continua disperso por diferentes campos do dossiê e tem de ser novamente reunido, documento a documento. A parte que realmente consome tempo é esta — não é procurar informação, mas voltar a colocar a informação encontrada em cada um dos ficheiros.
O perfil de talento é responsável por organizar informação pública em campos verificáveis, e o assistente de escritório da MuchSci é responsável por colocar esses campos em ficheiros a entregar. Este artigo analisa a costura entre os dois: como os campos correspondem aos modelos, como um lote de listas passa a documento final e como arquivar depois de passar a documento final.
01 Que parte é completada na segunda metade
▲ Figura 1｜A primeira parte trata de onde vêm os campos; a segunda, de como saem os ficheiros
O perfil fornece os campos. Os dados básicos, a formação académica, o percurso profissional e os principais resultados de investigação formam cada uma das quatro categorias em colunas próprias; cada registo é acompanhado da indicação da fonte dos dados, e o que não corresponde é assinalado como pendente de verificação e não é incluído como especialista. Os seus pontos fortes são ser pesquisável, comparável e verificável, mas não é, em si, um material pronto a enviar.
O assistente de escritório acrescenta a forma. Na interface do assistente de escritório da MuchSci, é preciso começar por escolher o tipo de produto — apresentação, registo em tabela, texto longo ou PDF específico — e depois confirmar os quatro elementos: tema, extensão, formato e estilo, antes de gerar o ficheiro. Para o perfil, este passo resolve «em que forma os campos passam para o papel».
Separar as duas coisas torna tudo mais claro. Na MuchSci, o perfil de talento e o assistente de escritório foram concebidos como duas entradas independentes: uma trata de onde vem a informação, a outra de como saem os ficheiros. Com uma divisão de tarefas clara, quando surge um problema sabe-se a que parte voltar para verificar: se os campos estiverem errados, volta-se ao dossiê; se o layout estiver errado, volta-se ao modelo.
02 Quatro categorias de campos: onde encaixa cada uma
▲ Figura 2｜Os espaços a preencher num modelo correspondem exatamente às quatro categorias de campos do perfil
Os campos dos dados básicos aparecem no cabeçalho e na forma de tratamento. A breve apresentação numa frase, o cargo atual e a área de investigação entram normalmente no início da carta ou no primeiro parágrafo da apresentação do especialista; campos como sexo, data de nascimento e naturalidade aparecem ou não conforme o que o formulário exigir.
As outras três categorias são mais adequadas para serem transpostas em bloco para a tabela. A formação académica já corresponde a quatro colunas — datas, escola/instituição, área de estudo e resultado — e pode ser transposta tal como está para a tabela; o percurso profissional tem três colunas — datas, entidade e cargo — e serve para as observações da ficha de recomendação e da lista; os principais resultados de investigação dividem-se em duas partes — contributos académicos e projetos liderados — e servem para os parágrafos de apresentação e de explicação, sendo os projetos relativos a grandes empreendimentos de âmbito nacional assinalados de forma especial.
Só quando a correspondência está clara é que o processamento em lote faz sentido. Só quando os campos correspondem à posição é que os espaços podem ser preenchidos; inversamente, se o modelo pedir um campo que não existe no perfil, trata-se de um campo em falta, que deve ser deixado explicitamente em branco em vez de ser preenchido com outro conteúdo.
03 Copiar um documento à mão versus gerar um lote a partir de um modelo
▲ Figura 3｜O que se poupa é o trabalho de montagem repetitiva, não a etapa de verificação
A diferença mais evidente é a consistência. Ao copiar campos à mão para dez cartas, é fácil ocorrerem perdas de formatação, campos em falta e desalinhamentos; ao aplicar o mesmo modelo a vários documentos, a formatação é consistente e o que falta vê-se imediatamente.
Em segundo lugar, está o custo de alteração. Se for preciso alterar, à última hora, uma forma de tratamento ou uma data, a abordagem manual obriga a alterar dez sítios, enquanto a abordagem com modelo exige apenas uma alteração. Isto torna-se mais evidente quanto maior for a lista.
Mas é preciso deixar claro: o processamento em lote não equivale a dispensa de verificação. O modelo pode preencher os espaços, mas continua a ser necessário que uma pessoa confirme se os campos introduzidos estão corretos. Sobretudo quando estão em causa informações críticas como datas, entidades e nomes de projetos, abrir o documento e folhear duas páginas após a geração poupa muito mais trabalho do que ser confrontado com um erro mais tarde.
04 Interface da funcionalidade: dos campos ao ficheiro
▲ Figura 4｜Recolher campos, escolher o tipo, aplicar o modelo e validar manualmente: quatro passos completam uma linha de montagem
O processo tem quatro passos: selecionar no dossiê os campos a utilizar; definir primeiro o tipo de produto — carta, tabela, apresentação ou texto longo; aplicar o modelo e gerar um lote de uma só vez; abrir para validação manual e verificar se a forma de tratamento, a entidade e as datas estão corretos. Os três primeiros passos são de preparação e execução; o quarto é o ponto de controlo.
▲ Figura 5｜Interface do assistente de escritório: quatro tipos de produto, dois modos de geração; os quatro elementos são confirmados antes de gerar o ficheiro
Na interface, os quatro elementos são apresentados separadamente: tema, extensão, formato e estilo. Este passo não é supérfluo; é a base da validação posterior — o tema determina o que se escreve, a extensão determina a dimensão, o formato determina que ficheiro é entregue e o estilo determina o tom. Há também dois modos de geração: quando não existem materiais prontos, utiliza-se a geração apenas a partir do tema; quando os materiais já estão acumulados, utiliza-se a geração orientada por materiais, e carregar como materiais o conteúdo exportado do perfil enquadra-se neste último modo.
A etapa de arquivo também merece atenção: depois de gerado um lote de cartas, este pode ser consolidado num registo em tabela, para facilitar o registo e a consulta posteriores.
05 Limites
① Este artigo descreve mecanismos funcionais e modos de aplicação e não constitui uma garantia de resultados. Se a estrutura, o formato e o preenchimento dos campos dos ficheiros gerados cumprem os requisitos depende da descrição do modelo e da qualidade dos materiais de origem; o facto de o processo poder ser concluído não significa que o resultado esteja isento de falhas.
② Estruturar não equivale a avaliar. O dossiê é uma organização de informação pública e não constitui uma avaliação de competências, uma recomendação ou um aval relativamente a qualquer pessoa; o juízo feito antes do envio dos materiais deve ser verificado e assumido sob a responsabilidade do utilizador.
③ Utilização exclusiva de informação pública. Não envolve dados pessoais privados; quando utilizada para fins formais como avaliação, recrutamento ou due diligence, prevalecem as normas e os procedimentos em vigor da entidade em questão.