Organizar uma conferência académica ou um fórum, a parte mais difícil raramente é o local e o programa, mas sim a lista. O tema está definido, a seguir é altura de listar os convidados — mas de onde vem a lista? Na maioria das vezes, junta-se com vários métodos: alguns nomes que nos vêm à cabeça, alguns que vimos na última conferência, alguns recomendados por colegas. A lista até se junta, mas fica-se sem confiança: esta pessoa ainda trabalha nesta área? Já mudou de instituição? Haverá alguém mais adequado que ficou de fora?
Este artigo aborda a substituição de «juntar uma lista» por «verificar uma lista». O Perfil de Talento da MuchSci ajuda nesta fase inicial: delimita áreas por tema, organiza ficha a ficha os registos públicos verificáveis, confirma projetos e resultados de investigação em curso e, primeiro, forma uma lista por níveis com fundamento, para depois entregar ao assistente administrativo a elaboração dos materiais de convite.
01 Como se junta a lista
Vejamos primeiro uma sequência completa. A diferença em relação a «escrever quem nos lembrarmos» está numa verificação adicional feita à partida.
▲ Figura 1｜Delimitar pessoas por tema, verificar uma a uma e só depois graduar e ordenar
O primeiro passo é definir as áreas a partir dos tópicos. Primeiro, escreve-se claramente o tema da conferência e depois decompõe-se em várias subáreas — o tema é «novos avanços em determinada área», mas, na prática, deve traduzir-se em pequenas áreas. «Quanto mais concreta for a área, mais precisa é a seleção de pessoas»; se este passo for omitido, tudo o que vem depois é ao calhas.
O segundo passo é delimitar o universo de candidatos, recolhendo primeiro um conjunto de nomes possíveis para cada área. O terceiro passo é organizar a ficha de cada pessoa, usando quatro tipos de campos para observar a área de investigação e o cargo atual; além do nome, confirmar primeiro se a instituição e o cargo correspondem.
O quarto passo é verificar a investigação recente em curso, observando a orientação dos projetos liderados e dos resultados. Este é o passo mais facilmente saltado: o nome corresponder não significa que a área ainda corresponda — algumas pessoas trabalharam nesta área há uns anos, mas o seu foco atual já mudou.
O quinto passo é formar uma lista por níveis, ordenando por prioridade segundo a adequação e a atividade recente e deixando também a opção seguinte. Só o sexto passo é produzir os materiais de convite, entregando ao assistente administrativo os campos da ficha já verificados para redigir o rascunho. Se a sequência não se alterar, todos os passos seguintes ficam mais leves.
02 Fazer uma lista versus verificar uma lista
As pessoas nas duas listas podem ser praticamente as mesmas, mas o grau de fiabilidade não é igual.
▲ Figura 2｜Fazer uma lista não é difícil; difícil é que, para cada pessoa da lista, se consiga responder «porque é esta pessoa»
Fazer diretamente uma lista tem problemas em vários detalhes. Não se consegue explicar como foram escolhidas as pessoas, muitas vezes com base na impressão ou numa recomendação alheia; o cargo atual não foi verificado e a pessoa pode já ter sido transferida; não se sabe se continua a trabalhar nesta área; quando perguntam «porque são estas pessoas», não se consegue justificar; e, se alguém não puder ir, é preciso pensar de repente em alternativas.
Numa lista verificada pessoa a pessoa, cada um destes pontos tem resposta. As fichas da MuchSci apresentam a informação pública com o mesmo conjunto de campos, e a base de seleção resulta da comparação, item a item, da área de investigação com a subárea; o cargo atual é confirmado com o percurso profissional face à informação pública da instituição; para saber se a pessoa continua ativa, observam-se os projetos liderados e a orientação dos resultados; para cada pessoa é possível indicar em que campo da ficha se baseia a escolha; e, após uma recusa, a lista por níveis ainda tem a opção seguinte para ocupar o lugar.
A lista em si não é longa; o que é longo é a justificação que acompanha cada pessoa. É também por isso que o passo de verificação não pode ser omitido: quando a lista é entregue, representa o juízo da entidade organizadora e tem de ser sustentável.
03 Que três níveis tem a lista hierarquizada
Graduar parece ordenar, mas na verdade é filtrar em três níveis.
▲ Figura 3｜De cima para baixo: a área está certa, continua ou não a trabalhar nela, consegue ou não comparecer
O primeiro nível é a adequação ao tema, que responde a «a área está certa». Observam-se a área de investigação, as contribuições académicas e os projetos liderados para avaliar se a área destas pessoas se ajusta aos tópicos em causa. O segundo nível é a atividade recente, que responde a «continua ou não a trabalhar nela». Observam-se a instituição atual, os projetos em curso e os resultados recentes para avaliar se a pessoa continua na linha da frente — este nível usa os vestígios visíveis nos materiais públicos, não constitui uma conclusão, apenas reduz as possibilidades a um intervalo mais pequeno.
O terceiro nível é a parte que tem de ser completada manualmente: disponibilidade, deslocações e vontade de participar. Estes três pontos não constam dos materiais públicos e as fichas também não ajudam; só se pode perguntar às pessoas. Só separando bem os dois primeiros níveis do terceiro é que se evita a situação de «a lista está muito bem ordenada, mas, quando se pergunta, ninguém pode ir».
Importa também explicar o critério de inclusão do perfil: inclui apenas registos relacionados com projetos nacionais e exige correspondência exata entre nome, instituição, percurso e materiais públicos; o que não corresponde é marcado como «a verificar» e não é contabilizado como especialista. Aplicado a uma lista de convidados, esta opção está no sentido certo — mais vale a lista ter menos uma pessoa do que surgir o embaraço de «os dados não correspondem».
04 Interface da funcionalidade: como entram os campos da ficha nos materiais de convite
A interface encontra-se no separador «Perfil de Talento» do assistente de agentes.
▲ Figura 4｜Situação básica e formação: uma breve apresentação mais uma cronologia; o identificador da ficha e a fonte dos dados estão no topo
A linha superior é a declaração pública deste mecanismo: identificador da ficha, fonte dos dados e nota sobre o âmbito de inclusão. O critério de decisão está escrito no cabeçalho da ficha, o que significa que a entidade organizadora, ao preparar a lista, pode explicar a qualquer momento de onde vêm estes dados. A seguir vêm dois blocos: percurso profissional e resultados de investigação:
▲ Figura 5｜O percurso profissional lista instituições e cargos por ordem cronológica; os resultados de investigação dividem-se em contribuições académicas e projetos liderados
Estes dois blocos são precisamente as partes mais usadas nos materiais de convite. As instituições e os cargos do percurso profissional são necessários diretamente para o cabeçalho da carta-convite; as contribuições académicas e os projetos liderados dos principais resultados de investigação são a base para apresentar os convidados. A ficha está organizada por tabelas, pelo que os campos podem passar diretamente para os materiais, sem ser preciso escrever de novo a apresentação desde o início.
Depois da verificação, é possível levar três coisas: uma lista que resiste a perguntas, um rascunho de materiais já pronto e uma alternativa ordenada por prioridade.
Também há três coisas que continuam a exigir trabalho humano: enviar o convite, confirmar a vontade e organizar a deslocação. Convidar é, na essência, comunicar, não pesquisar — a formulação e o momento são da responsabilidade da entidade organizadora, só a própria pessoa pode responder se comparece, e a disponibilidade e as deslocações têm de ser tratadas uma a uma. Por mais detalhada que seja a verificação anterior, não substitui estes passos seguintes.
05 Limites
① Este artigo aborda mecanismos funcionais e formas de aplicação e não constitui uma promessa de resultados. O grau de completude das fichas depende da disponibilidade de materiais públicos; o âmbito de inclusão é limitado e não significa que se possa fornecer informação completa sobre cada investigador.
② Estruturar não equivale a avaliar. As fichas são a organização e a apresentação de materiais públicos e não constituem uma avaliação de capacidades, recomendação ou endosso de qualquer pessoa; a decisão de convidar, e em que qualidade, deve ser verificada e assumida pela entidade organizadora.
③ Utilizar apenas materiais públicos. Não envolve dados pessoais privados; a comunicação, os acordos e a organização das deslocações no processo de convite devem reger-se pelas normas e procedimentos em vigor da entidade organizadora.