Cooperação escola-empresa, transferência de tecnologia e candidaturas conjuntas a projetos são três situações com um passo prévio comum: primeiro, é preciso saber quem está sentado do outro lado, o que já fez e em que área trabalha atualmente. Na prática, este passo é muitas vezes o mais descuidado — antes da reunião, faz-se uma pesquisa de nomes, guardam-se alguns links, dão-se duas vistas de olhos ao perfil e vai-se para a mesa de negociação. Se a outra parte mencionar um projeto de que nunca ouvimos falar, só podemos assentir; se houver lacunas no percurso profissional da outra parte, não as conseguimos detetar e, por isso, também não podemos perguntar sobre elas.
Este artigo explica como preparar bem o trabalho prévio à reunião: com a funcionalidade de perfil de talento do MuchSci, organizar primeiro a parte publicamente verificável num dossiê estruturado, transformando «não sei o que a outra parte está a fazer» numa «lista de itens a confirmar ponto por ponto». Desde já, uma nota clara: a diligência prévia aqui abordada incide apenas sobre informação pública, não envolve informação não pública típica de diligência comercial — financeira, jurídica, litígios —, nem constitui qualquer recomendação de investimento ou cooperação.
01 Antes da conversa, fazer primeiro quatro passos de levantamento público
▲ Figura 1｜Da identificação do responsável à geração dos itens a confirmar: quatro passos para preparar bem o trabalho prévio à reunião
O primeiro passo é identificar a pessoa. A cooperação é discutida com uma equipa concreta, por isso primeiro identifique os membros centrais da equipa da outra parte e as instituições onde trabalham atualmente, em vez de registar apenas o nome de uma organização. O segundo passo é traçar a linha do percurso: ordenar cronologicamente a formação académica e as instituições onde trabalhou, para ver se a linha temporal é coerente. O terceiro passo é organizar as áreas: reunir os domínios de investigação e os projetos liderados que sejam publicamente verificáveis, para avaliar, de forma aproximada, qual é o foco de trabalho da outra parte e quanto se cruza com o que pretende discutir.
O quarto passo é o mais importante: gerar os itens a confirmar. Durante o levantamento, surgirão inevitavelmente pontos em que a informação não coincide ou não é clara — por exemplo, determinado período de trabalho sem detalhes verificáveis, ou dois nomes em relação aos quais não se distingue se são a mesma pessoa. Não adivinhe: faça uma lista separada com esses pontos e leve-a para a reunião para perguntar item por item. O objetivo do trabalho prévio à reunião não é tirar conclusões pela outra parte, mas garantir que cada pergunta feita na reunião tenha uma fonte.
02 O que pode ser verificado e o que tem de ser perguntado presencialmente
▲ Figura 2｜A parte publicamente verificável e a parte que exige comunicação presencial devem ser separadas
O que o dossiê pode responder e o que não pode tem de ser delimitado antecipadamente. A coluna da esquerda é a do que é publicamente verificável: a formação académica e as instituições de trabalho têm fontes externas e podem ser comparadas item a item; os domínios de investigação têm formulações públicas e podem servir de ponto de partida para a conversa; os nomes e as datas dos projetos liderados têm registos verificáveis. A coluna da direita é aquilo que o dossiê não abrange: as soluções técnicas concretas muitas vezes não estão em informação pública, a disponibilidade para colaborar só se apura falando, e as questões de titularidade e os arranjos comerciais seguem procedimentos formais próprios.
Se esta linha não for bem delimitada, a diligência prévia facilmente perde o sentido. Há quem pegue na lista de projetos do dossiê e vá questionar a outra parte sobre parâmetros técnicos; isso não é diligência prévia, é exceder limites — a outra parte limitou-se a dizer publicamente «que projetos liderou» e não tem obrigação de apresentar-lhe a solução no primeiro encontro. Por outro lado, deixar para a reunião perguntas que o dossiê devia responder é desperdiçar tempo precioso de comunicação presencial a perguntar «de que escola é que vocês são». As duas listas devem ser escritas em separado e cada uma cumpre a sua função.
03 O dossiê divide-se em três blocos; se faltar algum, vê-se logo
▲ Figura 3｜A estrutura em três blocos de um dossiê de diligência prévia: independentes entre si e verificáveis separadamente
O primeiro bloco responde a «quem é o responsável»: funções atuais, domínios de investigação e uma apresentação numa frase. O segundo bloco responde a «por onde passou»: formação académica e percurso profissional, ordenados cronologicamente. O terceiro bloco responde a «o que está a fazer»: áreas de investigação e projetos liderados que sejam publicamente verificáveis. Os três blocos são independentes; se faltar informação num deles, marca-se a lacuna, sem recorrer a outros campos para adivinhar.
Isto é muito mais prático do que uma apresentação biográfica corrida. Uma apresentação corrida lê-se bem, mas torna impossível «verificar determinado período de trabalho»; depois de dividida em campos, cada item é uma unidade independente de verificação. O perfil de talento do MuchSci está organizado precisamente segundo esta lógica: quatro tipos de campos — situação básica, formação académica, percurso profissional e principais resultados de investigação —, com a origem assinalada no topo do dossiê; os registos que não coincidem são marcados como «a verificar», em vez de serem misturados no dossiê oficial. Este mecanismo foi explicado no artigo 01 desta série; aqui, é usado diretamente como base para o dossiê de diligência prévia.
04 A interface da funcionalidade: como é o dossiê
▲ Figura 4｜Comparação entre duas formas de preparação prévia à reunião: a diferença está em saber ou não fazer as perguntas certas
Colocar «uma pesquisa improvisada» e «primeiro criar o dossiê, depois negociar» lado a lado torna a diferença evidente: no primeiro caso, se outra pessoa assumir o trabalho, tem de recomeçar; no segundo, o mesmo dossiê pode ser transmitido a toda a equipa. No primeiro caso, presume-se que tudo o que foi encontrado está correto; no segundo, o que não coincide é listado separadamente como item a confirmar. O tempo de preparação pode não diferir muito, mas a qualidade das perguntas feitas na reunião difere bastante.
Concretamente, na interface, o dossiê é assim:
▲ Figura 5｜Interface do perfil de talento: situação básica e formação académica; origem e âmbito de recolha indicados no cabeçalho
O identificador do dossiê e a origem dos dados são indicados no topo; a formação académica é apresentada numa tabela, com data, escola, curso e resultado em colunas separadas. Ao preparar a diligência prévia, basta comparar diretamente esta tabela com o percurso da outra parte; a informação que não consta da tabela é incluída na lista de itens a confirmar, em vez de ser completada de memória.
05 Limites
① Este artigo aborda mecanismos de funcionalidades e formas de aplicação, não constituindo qualquer recomendação de investimento ou cooperação. A decisão de cooperar, e a forma de o fazer, cabe ao utilizador e às instituições envolvidas, que devem avaliá-la e assumir a responsabilidade por ela.
② A diligência prévia aqui abordada limita-se a informação pública. Não abrange informação não pública, como dados financeiros, jurídicos ou de litígios, nem quaisquer dados pessoais privados; o dossiê é uma organização de informação pública e não constitui uma avaliação das capacidades de qualquer pessoa nem um aval.
③ Estruturar não equivale a concluir. Os itens a confirmar têm de ser resolvidos através de comunicação presencial e de procedimentos formais; no que respeita à transferência de tecnologia e à candidatura a projetos, prevalecem as regras e os procedimentos em vigor nas entidades competentes.