Quem coordena grupos provavelmente já passou por momentos assim: é preciso preencher a tabela de membros da equipa para documentos de candidatura, ou o grupo tem de criar uma página de apresentação para o exterior, e então vai-se um a um consultar o currículo de cada membro, perguntar a cada pessoa a sua formação — metade da informação recolhida fica no histórico de conversas, a outra metade fica na forma como cada um a escreve: há quem escreva o nome completo da faculdade, há quem escreva a abreviatura; há quem ordene por ano de entrada, há quem ordene por ano de conclusão. Recolhe-se uma vez e é uma vez; da próxima vez que forem precisos materiais, começa-se tudo de novo.
Este artigo analisa como transformar esta tarefa num processo feito uma única vez: usar como referência a estrutura de quatro tipos de campos do perfil de talento MuchSci, organizar a formação académica e as áreas de investigação dos membros do grupo de investigação num formato uniforme e produzir uma minuta para a página de apresentação do grupo, para a secção de membros da equipa dos documentos de candidatura e para as estatísticas de destino após a conclusão. Há uma linha vermelha a estabelecer desde já: a apresentação externa inclui apenas informação pública; os materiais internos são guardados à parte, com permissões restritas.
01 Inventário em quatro passos
▲ Figura 1｜Do estabelecimento dos campos à separação em duas versões, interna e externa, quatro passos transformam o inventário num processo reutilizável
Primeiro passo: definir campos uniformes. Primeiro fixam-se as colunas: datas, escola, curso, área de investigação —as colunas importam mais do que o conteúdo; se as colunas não forem uniformes, a informação recolhida nunca se consegue juntar numa única tabela. Segundo passo: recolher os dados pessoa a pessoa, com cada pessoa estritamente organizada segundo o mesmo conjunto de campos, sem alterar o formato nem improvisar. Terceiro passo: preencher lacunas; se uma determinada experiência de um membro não puder ser preenchida de imediato, deixa-se em branco e marca-se como a completar, sem usar informação aproximada para preencher — o valor da minuta está na exatidão; é mais fácil corrigir um espaço em branco do que um erro.
Quarto passo: separar em duas versões, externa e interna. A partir da mesma minuta, produzem-se duas versões: a versão para apresentação externa e a versão de minuta interna. A primeira contém apenas informação pública e verificável; a segunda pode incluir registos internos, como a divisão de tarefas dentro do grupo. Este passo é o mais facilmente ignorado, mas é a linha divisória entre estar ou não em conformidade.
02 Três níveis de campos no perfil dos membros
▲ Figura 2｜Formação académica, áreas de investigação, cargos e projetos: três níveis independentes entre si
A formação académica é organizada por ordem cronológica: data de entrada, escola, curso, resultado; uma linha por pessoa, comparável horizontalmente quando há várias pessoas em paralelo. A área de investigação é resumida numa frase, acompanhada de palavras-chave da área; quem no grupo trabalha em que área e quem tem trabalho adjacente ao de quem fica visível numa única tabela. Os cargos e projetos registam funções dentro do grupo e o papel nos projetos, com datas de início e fim; a rubrica «membros da equipa e divisão de tarefas» dos documentos de candidatura pode ir buscar diretamente os dados aqui.
A vantagem da estrutura em três níveis é que as alterações ficam localizadas: se um membro muda de área, altera-se apenas o nível da área de investigação, sem obrigar a reescrever todo o texto de apresentação. Esta é também a lógica consistente da estrutura de quatro tipos de campos (informação básica, formação, percurso profissional e principais resultados de investigação) — um perfil estruturado é pesquisável, comparável e atualizável localmente, muito mais duradouro do que uma apresentação biográfica corrida. O tratamento do perfil individual no perfil de talento MuchSci segue exatamente este esqueleto, pelo que é natural trazê-lo para o inventário interno do grupo.
03 A mesma minuta, dois âmbitos de visibilidade
▲ Figura 3｜Versão para apresentação externa e versão de minuta interna, separadas em cinco dimensões
A diferença entre a versão externa e a interna não está na quantidade de conteúdo, mas na lógica de definição do âmbito de visibilidade. A versão externa contém apenas informação pública e verificável, destinando-se à página de apresentação do grupo e aos documentos de candidatura; a versão interna pode incluir registos internos, como a distribuição de tarefas e estatísticas de destino, guardados em documentos do grupo com acesso restrito. A frequência de atualização também é diferente: a versão externa acompanha a informação pública, a versão interna acompanha a organização interna do grupo.
Separar as duas versões antes de pôr mãos à obra — a ordem não pode ser invertida. Se, depois de a página externa estar publicada, se descobrir que contém registos internos de divisão de tarefas, retirá-la já é uma posição passiva. O tratamento de lacunas também segue a versão: na versão externa, a lacuna fica simplesmente em branco, sem explicação; na versão interna, pode indicar-se o motivo de estar a completar, para facilitar o acompanhamento posterior.
04 Interface funcional: como são os campos
▲ Figura 4｜Duas linhas: origem do conteúdo e permissões de acesso; a organização e o armazenamento seguem regras próprias
A linha da esquerda gere o conteúdo: cada elemento que entra na versão de apresentação — formação académica, área de investigação, participação em projetos — tem de ter uma fonte pública; a descrição da área segue a formulação pública, sem atribuir aos membros posicionamentos que não tenham tornado públicos. A linha da direita gere as permissões: registos que envolvem situações pessoais, como a divisão de tarefas no grupo e as estatísticas de destino após a conclusão, não entram na versão de apresentação; são guardados noutra minuta, com uma lista de acesso definida e tratados segundo as regras do grupo após a utilização.
Definam-se as colunas internas do grupo tomando como referência o formato dos campos na interface:
▲ Figura 5｜Interface de perfil de talento: informação básica e tabela de formação académica, com a identificação da origem indicada no cabeçalho
A breve apresentação da informação básica e a área de investigação correspondem à coluna de resumo na tabela de membros; a tabela de formação académica — datas, escola, curso, resultado — corresponde à coluna de formação académica. Acima do perfil indicam-se a origem dos dados e o âmbito de recolha; ao criar tabelas internas no grupo, deve indicar-se a origem da informação segundo este formato, para que qualquer pessoa que assuma o trabalho mais tarde consiga rastrear a proveniência de cada elemento.
05 Limites
① Este artigo descreve mecanismos funcionais e modos de aplicação, não constitui uma promessa de resultados. O grau de completude da minuta depende da disponibilidade de informação pública e da colaboração dos membros.
② Estruturar não equivale a avaliar. O perfil dos membros é uma organização de informação pública e não constitui uma avaliação da capacidade de qualquer membro; quando a organização envolver dados pessoais, os membros em causa devem ser previamente informados.
③ A apresentação externa contém apenas informação pública. Os materiais internos são guardados à parte, com permissões restritas, e não envolvem divulgação externa de dados pessoais privados; quando forem usados para fins formais, como candidaturas, prevalecem as normas e os procedimentos em vigor das entidades relevantes.