Agente Assistente de Escritório: PPT, notas e tabela de dados para a reunião de grupo — entrego segundo uma lista de entregáveis
A preparar uma apresentação para a reunião de grupo, antes começava por «abrir o modelo de PPT» e acabava em «já não vou a tempo». Agora começo por uma lista de entregáveis.
As quatro coisas da lista
1. Um esboço de uma página (Word): o que vou apresentar, quantas secções, uma frase por secção.
2. Um conjunto de diapositivos (PPTX): no máximo quinze páginas.
3. Uma tabela de dados (Excel): os valores originais por trás dos gráficos.
4. Meia página de pontos para o guião (Word): a frase de abertura, o número da página de suporte de cada conclusão e as três perguntas que podem ser feitas.
Cada item: o que dou, o que ele produz, o que altero
O esboço.
Dou três frases: o que esta apresentação faz, quem é o público (o meu grupo ou grupos diferentes) e o que conta como «estar apresentado» (que o orientador, depois de ouvir, consiga dar opinião sobre o passo seguinte). Ele produz um esboço estruturado de uma página. O que eu altero é a ordem — ele tende a organizar pelo fluxo de trabalho e eu troco para «conclusão primeiro».
Os diapositivos.
Dou o esboço e algumas imagens-chave. Ele produz um PPTX, com pré-visualização e possibilidade de continuar a editar. Altero três coisas: elimino as páginas decorativas, transformo o título de cada página numa frase com uma afirmação e aumento o tamanho da letra das legendas das figuras. As fórmulas e as unidades corrijo-as eu, essa parte não lhe entrego.
A tabela de dados.
Dou os dados originais. Ele produz uma tabela. O que altero são os nomes das colunas e as unidades, e verifico os valores um a um — ele trata da formatação, não faz as contas por mim.
Os pontos do guião.
Dou o esboço e as minhas três conclusões. Do que ele produz, em geral aproveito só metade: a frase de abertura e os números das páginas de suporte ficam, mas a secção «perguntas que podem ser feitas» reescrevo-a toda eu, porque é a minha antecipação da psicologia dos avaliadores, não é algo que ele possa deduzir.
Escrevo o «pedido numa frase» em três frases
O que fazer, para quem, e o que conta como terminado.
A descrição oficial do Agente Assistente de Escritório é «descrever o pedido numa frase e receber PPT, Word e Excel editáveis», com suporte para vários formatos de saída e entregáveis com pré-visualização e possibilidade de continuação da edição. Este tipo de produto editável é essencial para mim — os materiais que entrego tenho sempre de os ajustar outra vez ao modelo da faculdade. Na minha prática, é melhor que essa frase inclua os três elementos; caso contrário, o que se recebe é «apresentável» e não «entregável».
Há três coisas que não dispenso
· Cada número dos gráficos: voltar ao ficheiro original e verificar.
· A página de conclusões tem de ter páginas de suporte; se não tiver, primeiro acrescentam-se dados, não se escrevem conclusões primeiro.
· O formato das referências bibliográficas é corrigido à mão segundo o modelo da escola.
Limites e custos
· Dados não publicados não são carregados. Os valores sensíveis que têm de aparecer na apresentação são substituídos por valores indicativos e completados oralmente na altura de falar.
· Um produto final de uma dúzia de páginas consome créditos de forma mais notória do que eu esperava. Por isso agora faço em duas etapas: primeiro o esboço, confirmo que a estrutura e as conclusões estão bem, e só depois o produto final — ao contrário, refazer sai mais caro.
· O material não é reunido à pressa no momento: as imagens e os dados vêm da base de conhecimento pessoal do MuchSci, os DOI e as informações de citação da bibliografia foram completados antecipadamente com o assistente de pesquisa de artigos do MuchSci, e só no fim o produto final é entregue ao Agente Assistente de Escritório do MuchSci.
O que faço na véspera da apresentação? Leio uma vez os pontos do guião e volto a pensar nas três perguntas que podem ser feitas. Os materiais em si, entreguei-os à tarde.
É esta a minha compreensão atual do assistente de IA para estudantes de pós-graduação: transforma o «fazer materiais» num processo com uma lista de verificação, mas o juízo e as escolhas continuam a ser meus.