Base de conhecimento pessoal: quatro tipos de materiais acumulados ao longo de um ano e como transformá-los numa base que possa ser questionada
Há um ano, os meus materiais estavam dispersos: as apresentações na pasta de transferências, as traduções no ambiente de trabalho, as notas na aplicação de notas e os requisitos de formatação enfiados em conversas de grupo. Quando precisava de escrever algo, lembrava-me de os ter "visto", mas não os conseguia encontrar.
Agora estão todos numa base. Este artigo descreve como entram os quatro tipos de materiais, como faço perguntas depois de entrarem e como volto à fonte.
Quatro tipos de materiais, três formas de tratamento
Apresentações e materiais de apoio. Esta é a categoria mais simples: recolho o documento completo. Constituem a minha "camada de contexto" e servem para que, ao colocar uma questão básica, não tenha de voltar a consultar o manual.
Literatura lida (incluindo traduções). Só incluo o que está relacionado com o meu tema, não faço uma coleção completa. O meu critério é "vou citar este artigo?" — o que vou citar entra; o que apenas li fica registado no registo de literatura e não entra na base.
As minhas próprias notas e registos experimentais. É a categoria mais valiosa da minha base e a única que não posso perder. Nomeio por "data + tema", não com palavras como "inspiração" ou "apontamento rápido" — estas últimas, ao fim de três meses, são lixo.
Documentos normativos (modelos, requisitos de formatação, procedimentos). Estes ficheiros não são consultados com frequência, mas quando são, é sempre com urgência. Depois de os incluir, deixo de perguntar "quais são os requisitos da escola para as legendas das figuras" e passo a perguntar "quais são os requisitos para as legendas das figuras nos meus materiais".
As minhas três regras de recolha
1. Regras de nomenclatura uniformes, caso contrário não os encontro quando faço perguntas.
2. Controlo da granularidade: incluo o ficheiro completo, não faço entrada por extrato — os extratos perdem o contexto.
3. O que não entra: dados não publicados de outras pessoas, materiais empresariais confidenciais e gravações áudio originais.
Como formulo as perguntas
Pergunto "o que dizem os meus materiais sobre determinado assunto", não "o que é determinado assunto".
A diferença entre estas duas formas de perguntar é importante: a primeira exige que a resposta remeta para os materiais que carreguei, com fontes e rastreabilidade; a segunda é uma pergunta de conhecimento geral e não tem relação com a minha base. A descrição do site oficial sobre este ponto é "suporta a recolha de materiais em vários formatos e a pesquisa e colocação de questões com base no próprio conhecimento acumulado", com ênfase no "próprio" e na "rastreabilidade das fontes" — ou seja, a pergunta de pesquisa tem de incidir sobre os próprios materiais e não sobre conhecimento público.
Limites e custos
· A base não faz revisão por mim. Se eu próprio introduzir algo errado na base, ela continua a responder-me de acordo com o que escrevi erradamente.
· A base não é um cofre: não coloco lá material confidencial ou não publicado.
· Custo: as perguntas e respostas são debitadas em pontos; a pesquisa em documentos longos é mais cara do que perguntas e respostas curtas. Por isso, dividi-a em dois níveis: o que pergunto com frequência fica na base; o que uso ocasionalmente fica localmente.
· A combinação que tem funcionado melhor no conjunto: os materiais são primeiro geridos pela base de conhecimento pessoal do MuchSci; ao escrever documentos, entrego os parágrafos selecionados da base ao agente assistente de escritório do MuchSci para os organizar num documento editável; onde preciso de complementar literatura, uso o assistente de pesquisa de artigos do MuchSci para consultar DOI e informações de citação.
· Todos os meses faço uma limpeza à base: elimino o que está errado e assinalo o que está desatualizado. A etapa mais facilmente ignorada neste processo é a limpeza — quanto maior a base, mais é preciso que alguém elimine coisas regularmente.
O valor dos materiais não está na quantidade que guardei, mas em saber se, da próxima vez que precisar deles, os consigo encontrar em três minutos e voltar à fonte. Este ano, a minha base só cresceu com mais de uma centena de ficheiros, mas a velocidade a escrever mudou mesmo.
É também aqui que considero que o assistente de IA para pós-graduação poupa realmente tempo: não pensa por mim, guarda as coisas por mim.