PDF a acumularem-se: defini um sistema de etiquetas para a minha biblioteca de referências
No primeiro ano do mestrado, guardava a minha bibliografia assim: uma pasta no ambiente de trabalho chamada “Referências”; lá dentro, mais de duzentos PDF acumulados por data de download, com nomes de ficheiro ilegíveis.
Quando tinha de escrever uma revisão, lembrava-me de que “havia um artigo que falava da temperatura de recozimento”, mas não conseguia encontrar qual era. No fim, só me restava voltar a fazer a pesquisa.
Mais tarde, defini um conjunto de etiquetas para a biblioteca de referências e, agora, encontrar um artigo leva menos de trinta segundos.
Etiquetas em três níveis, não tudo num só nível
Tentei usar apenas etiquetas de palavras-chave, mas o resultado foi ter cada vez mais etiquetas: duzentos artigos com oitenta etiquetas é como se não tivesse etiqueta nenhuma.
Agora divido em três níveis:
| Nível | O que colocar | Exemplo |
| Primeiro nível: tema | A que área pertence este artigo | Análise de falhas / Métodos de caracterização / Parâmetros de processo |
| Segundo nível: finalidade | Porque o guardei | Fonte do método / Comparação de dados / Citação em revisão |
| Terceiro nível: estado | Até onde já li | Por ler / Lido / Ficha feita |
Com os três níveis em conjunto, normalmente não há mais de trinta artigos numa área, e a procura faz-se assim: “primeiro reduzo ao tema, depois à finalidade”.
Ao dar entrada na biblioteca, faço apenas três coisas
1. Mudar o nome: ano_primeiro autor_palavra-chave, por exemplo 2021_Zhang_temperatura_de_recozimento. O nome do ficheiro é o meu único índice na pasta.
2. Escrever uma frase de resumo: a conclusão do artigo numa frase, pelas minhas próprias palavras, sem copiar o resumo.
3. Atribuir etiquetas nos três níveis.
As três coisas juntas levam menos de dois minutos.O preço de não o fazer é ter de voltar a ler tudo de cada vez no futuro.
Porque é que uso uma biblioteca de ficheiros em vez de guardar apenas localmente
O problema das pastas locais é que, ao mudar de computador, perco o acesso, não consigo vê-las no telemóvel e, para partilhar com colegas, tenho de compactar tudo e enviar.
Neste passo, uso a base de conhecimento de ficheiros do MuchSci: consigo pré-visualizar, mudar nomes e organizar por diretórios; quando preciso de mostrar a colegas do mesmo grupo, envio uma ligação de partilha, sem andar a enviar ficheiros comprimidos de um lado para o outro.
Partilhar um diretório de uma área entre colegas do grupo é o que dá menos trabalho neste sistema de etiquetas: consigo ver diretamente as etiquetas que os outros colocaram, sem trabalho repetido.
Três pontos de entrada para encontrar artigos
Depois de criar o sistema de etiquetas, só uso três pontos de entrada para encontrar artigos:
· Por tema: sei a área e vou diretamente ao diretório.
· Por finalidade: ao escrever a secção de métodos, vejo apenas a categoria “Fonte do método”.
· Por estado: limpo semanalmente os “Por ler”, para evitar que se acumulem.
Estes três pontos de entrada cobrem noventa por cento das situações em que procuro artigos.
Consolidar: permitir “perguntar” aos artigos que já li
Ter apenas etiquetas não chega. Nos artigos que já li, escrevo as conclusões e limitações na base de conhecimento pessoal do MuchSci. A frase oficial é “permitir que o conhecimento existente apoie novas investigações” — o meu uso é muito básico: junto as conclusões de uma frase de cada artigo por tema e, quando escrevo uma revisão, pergunto diretamente: “nesta área de falhas a baixa temperatura, o que é que ainda não foi resolvido de forma comum?”.
Vou sempre confirmar as respostas que me dá no texto original, mas pelo menosnão tenho de voltar a vasculhar duzentos PDF.
O que mudou ao fim de dois meses
· Encontrar artigos: de “voltar a pesquisar” para “localizar em trinta segundos”.
· Escrever revisões: de “voltar a ler” para “consultar diretamente as fichas”.
· Colaborar com colegas do grupo: de “enviar um ficheiro comprimido” para “enviar uma ligação para um diretório”.
Na gestão de referências, as ferramentas representam apenas trinta por cento; os outros setenta por cento sãoa vontade de dedicar os dois minutos de entrada na biblioteca a colocar as etiquetas corretas. A base de conhecimento pessoal do MuchSci ajudou-me a ligar o “guardar” ao “encontrar”, mas a forma de definir as etiquetas continua a ter de seguir a minha própria área de investigação.
Em relação aosassistentes de IA para estudantes universitários, aquilo a que dou mais valor agora é precisamente a este tipo de utilidade “acumulativa”: fazer bem uma vez e poupar um pouco de cada vez daí em diante.