Ao apresentar, não leia a tabela: uma imagem, três frases
Nas reuniões de grupo, há uma forma de apresentar que ouço há três anos: projetar a tabela e lê-la de cima para baixo — “A primeira linha é o grupo A, média 12,3; a segunda linha é o grupo B, média 11,8...”
Depois de três minutos a ler, os ouvintes retêm zero.
Eu próprio já apresentei assim. O orientador interrompeu-me: “O que está a ler, nós conseguimos ver. Diga-nos o que é que se percebe daí.”
Os três problemas de ler a tabela
**Problema um: os números não transmitem uma ideia.** Todos os números da tabela estão corretos, mas os ouvintes não sabem qual é importante.
**Problema dois: os ouvintes estão a procurar, enquanto quem apresenta está a ler.** Os olhos são mais rápidos do que os ouvidos; os ouvintes já viram a quarta linha e quem apresenta ainda está na primeira.
**Problema três: sem conclusão, não há discussão.** Acaba de ler a tabela, a sala fica em silêncio três segundos e depois alguém diz “vamos ver melhor”.
O método das três frases: o que é, o que se vê, o que se conclui
Uma imagem (ou uma tabela) serve para dizer apenas três frases:
1. O que é isto: eixos horizontal e vertical, grupos, dimensão da amostra (10 segundos)
2. O que se vê: uma conclusão, com um número (20 segundos)
3. O que se conclui: o que significa para a questão de investigação (10 segundos)
Dou um exemplo meu:
“Esta figura mostra a intensidade de três grupos de amostras em quatro pontos de temperatura, com três réplicas por grupo.” “Depois dos 120 ℃, o grupo A é o que diminui mais depressa, ficando 18% abaixo do grupo B.” “Por isso, passámos a usar os 120 ℃ como ponto de corte e a concentrar-nos no caminho de falha do grupo A.”
Três frases, quarenta segundos, e os ouvintes sabem para onde olhar.
Quando manter a tabela
Não é que a tabela não possa ser usada; não a use para falar de tendências.
A minha regra atual:
| Conteúdo | O que usar |
| Tendências, comparações, distribuições | Gráfico |
| Valores exatos, parâmetros, condições | Tabela (colocar num diapositivo de reserva) |
| Processos, estruturas | Esquema |
A tabela fica num diapositivo de reserva, para consultar quando perguntarem “quais são os valores exatos”.
Um diapositivo, uma imagem, uma conclusão
Os meus diapositivos de apresentação agora são basicamente: uma imagem + uma conclusão (escrita acima da imagem) + uma linha de condições (escrita na legenda da imagem).
A conclusão fica acima da imagem porque os ouvintes leem primeiro o título e só depois olham para a imagem. Escrever no título “Depois dos 120 ℃, o grupo A é o que diminui mais depressa” é muito mais útil do que “Comparação da intensidade dos três grupos”.
Dois pequenos truques ao falar de dados
Truque um: fale primeiro da diferença e só depois dos valores. “O grupo A é claramente mais baixo” chega primeiro aos ouvidos do que “11,8 contra 14,4”.
Truque dois: dê uma referência. “18% mais baixo” é mais fácil de entender do que “2,6 mais baixo”, porque a percentagem tem uma referência.
Como é que eu mudei
O primeiro passo não é alterar a imagem, é alterar o guião: escrever em três frases o que vou dizer em cada diapositivo. Se não conseguir escrever três frases, é sinal de que esse diapositivo pode ser eliminado.
O segundo passo é passar as tabelas para diapositivos de reserva.
O terceiro passo é redesenhar os gráficos: retirar as linhas de grelha, acrescentar unidades e escrever a conclusão no título.
Na formatação, uso o agente assistente de escritório do MuchSci para criar o primeiro esboço; ele consegue dispor segundo o formato “um diapositivo, uma imagem, uma conclusão”. O MuchSci só trata da formatação; as imagens e as conclusões continuam a ser definidas por mim.
Uma comparação concreta
Com os mesmos dados, a versão de leitura da tabela demorou quatro minutos e meio e, no fim, ninguém fez perguntas; a versão das três frases demorou um minuto e meio e, no fim, houve três perguntas.
Haver mais perguntas significa que a mensagem ficou clara — só quando os ouvintes compreendem é que conseguem fazer perguntas.
Uma reflexão
Apresentar não é “mostrar os dados”, é “ler os dados pelos ouvintes”.
A essência do método das três frases é esta: primeiro, vê os dados por eles; depois, diz-lhes para onde devem olhar. No meu caso, o MuchSci só aparece na etapa da formatação e da revisão das frases; qual é a frase que constitui a conclusão tenho de ser eu a lê-la a partir dos dados. Depois de finalizar o guião, guardo-o na base de conhecimento pessoal do MuchSci, para na próxima apresentação alterar apenas três pontos.