Quando preparava uma apresentação para a reunião de grupo, começava por "abrir o modelo de PPT" e acabava com "já não há tempo". Agora começo por uma lista de entregáveis.
As quatro coisas da lista
- Uma página de esboço (Word): o que vou apresentar desta vez, quantas secções e uma frase por secção.
- Um conjunto de diapositivos (PPTX): no máximo quinze diapositivos.
- Uma tabela de dados (Excel): os valores originais por detrás dos gráficos.
- Meia página de pontos do guião (Word): uma frase de abertura, o número da página de suporte de cada conclusão e três perguntas que podem ser feitas.
Cada item: o que eu dou, o que ele produz, o que eu altero
Esboço.
Dou três frases: o que esta apresentação vai fazer, quem é o público (o mesmo grupo ou grupos diferentes) e o que conta como terminado (o orientador ouviu e consegue dar uma opinião sobre o próximo passo). Produz um esboço estruturado de uma página. O que eu altero é a ordem — costuma organizar segundo o fluxo de trabalho e eu troco para uma ordem de "conclusão primeiro".
Diapositivos.
Dou o esboço e algumas imagens-chave. Produz um PPTX, que pode ser pré-visualizado e continuar a ser editado. Altero três coisas: elimino páginas decorativas, transformo o título de cada página numa frase declarativa e aumento o tamanho da letra das legendas das figuras. As fórmulas e as unidades volto a alterá-las eu mesmo; essa parte não fica ao encargo dele.
Tabela de dados.
Dou os dados originais. Produz uma tabela. O que altero são os nomes das colunas e as unidades, e verifico os valores um a um — ele encarrega-se da formatação, não de fazer as contas por mim.
Pontos do guião.
Dou o esboço e as minhas três conclusões. Do que produz, normalmente só uso metade: fico com a frase de abertura e os números das páginas de suporte; a secção "perguntas que podem ser feitas" reescrevo-a toda por mim, porque é a minha antecipação da psicologia dos avaliadores, não algo que ele possa inferir.
Transformo o "pedido numa frase" em três frases
O que fazer, para quem mostrar, o que conta como concluído.
A descrição oficial do agente assistente de escritório é "descreva o pedido numa frase e receba um PPT, Word e Excel editáveis", com suporte para vários formatos de saída e produtos que podem ser pré-visualizados e continuar a ser editados. Este tipo de produto editável é essencial para mim — os materiais que entrego, tenho sempre de os voltar a alterar segundo o modelo da faculdade. Na minha prática, é melhor que essa frase inclua os três elementos; caso contrário, o produto que se recebe é "apresentável" e não "entregável".
Há três coisas que não dispenso
- Volto ao ficheiro original para verificar cada número dos gráficos.
- A página de conclusões tem de ter páginas de suporte; se não tiver, primeiro acrescento dados, não escrevo as conclusões primeiro.
- Altero manualmente o formato das referências bibliográficas segundo o modelo da escola.
Limites e custos
- Não faço upload de dados não publicados. Para os valores sensíveis que têm de aparecer na apresentação, uso valores indicativos como marcadores e completo oralmente durante a apresentação.
- Um produto final com uma dúzia de páginas consome claramente mais créditos do que eu previa. Por isso, agora faço em duas etapas: primeiro o esboço, confirmo que a estrutura e as conclusões estão bem, e só depois o produto final — se a ordem se inverter, refazer sai mais caro.
- Os materiais não são reunidos à última hora: as imagens e os dados vêm da MuchSci, da base de conhecimento pessoal; as informações de DOI e citações das referências foram completadas antecipadamente com o MuchSci assistente de pesquisa de artigos, e só no fim o produto final é entregue ao MuchSci agente assistente de escritório.
Na véspera da apresentação, o que faço? Leio uma vez os pontos do guião e volto a pensar nas três perguntas que podem ser feitas. Os materiais propriamente ditos, entrego-os logo à tarde.
É este o meu entendimento atual de um assistente de IA para estudantes de pós-graduação: transforma a tarefa de "fazer materiais" num processo com uma lista de verificação, mas o juízo e as escolhas continuam a ser meus.