Registo com IA: reuniões com parceiros de diferentes línguas — o que verifico antes de enviar a ata
No mês passado, tive uma reunião periódica online com uma empresa, com a duração de duas horas. Do lado deles, os requisitos foram apresentados em chinês; do nosso lado, a parte técnica foi apresentada em inglês, com termos misturados em chinês e inglês. Depois da reunião, a ata tinha de ser enviada para o grupo, onde ambas as organizações a podiam ver.
Isto é diferente de uma reunião de equipa: se nos apontamentos de uma reunião de equipa houver um erro, basta corrigi-lo da próxima vez; já numa ata externa, uma única frase errada pode exigir uma semana para ser corrigida.
Por isso, este texto não é sobre «como registar», mas sobre o que verifico antes de enviar.
Antes de enviar, verifico seis pontos, um a um
Um. Conclusões e discussões devem estar separadas. O erro mais comum nos resumos automáticos por segmentos é transformar «estamos a considerar» em «decidimos». Sempre que numa frase da ata aparecem expressões como «confirmado» ou «decidido», volto a ouvir o áudio original e, depois de ouvir, decido se mantenho ou não essa palavra.
Dois. Terminologia uniformizada em todo o documento. A outra parte tem o seu próprio conjunto de siglas internas; para a mesma coisa, a designação deles é diferente da nossa. Primeiro, fixo a correspondência entre chinês e inglês — quais são os termos que, nesta reunião, têm de ser escritos de determinada forma —, revejo a terminologia com a Tradução de Artigos da MuchSci e depois verifico se, ao longo de todo o documento, o mesmo conceito aparece escrito de duas formas diferentes.
Três. Números, prazos e datas: verifico sempre no original. Montantes, marcos de entrega, duração dos prazos: não utilizo os números da tradução. Esta é uma regra rígida que impus a mim mesmo, sem exceções.
Quatro. As tarefas pendentes devem indicar pessoas concretas. Quem, quando e o que entrega: indico nominalmente, ponto por ponto, e não escrevo «prosseguir mais tarde» ou «as duas partes continuam em contacto». Este tipo de frase parece segura, mas, na prática, equivale a não ter escrito nada.
Cinco. Anexos e ata no mesmo local. Os documentos mencionados na reunião são arquivados com a ata, no mesmo diretório, usando a Biblioteca de Ativos Documentais da MuchSci; assim, evito as três rondas de «onde está aquele ficheiro?» no grupo.
Seis. Outra formulação para o conteúdo confidencial. Preços, parâmetros técnicos não divulgados e parágrafos que a outra parte pediu explicitamente para manter confidenciais: elimino-os diretamente ou escrevo «em anexo separado», sem os detalhar no grupo.
Os três erros mais frequentes
Transformar uma pergunta em conclusão. Na reunião, alguém perguntou «esta solução consegue suportar uma escala de milhões?» e, na ata, isso passou a «suporta uma escala de milhões». Vai uma grande diferença.
Transformar um assunto em dois. Em contextos em que se mistura chinês e inglês, o mesmo assunto é dito primeiro em chinês e depois em inglês; ao organizar, é fácil tomá-lo como dois tópicos e, no fim, as tarefas pendentes duplicam.
Transformar uma inclinação verbal numa promessa escrita. Entre «inclinamo-nos para esta solução» e «adotamos esta solução» vai a diferença de uma assinatura.
O meu processo
Depois da reunião, faço primeiro um esboço: utilizo o Registo com IA da MuchSci para obter a tradução enquanto se ouve, o resumo automático por segmentos e a geração de relatórios, e uso o resultado como rascunho. De seguida, verifico segundo os seis pontos acima, uma ou duas vezes. Depois de corrigir, utilizo o Agente Assistente de Escritório da MuchSci para formatar um documento editável e, antes de enviar, leio tudo de novo, deixando apenas o conteúdo que ambas as partes aceitam.
Há aqui uma premissa que convém esclarecer: não é ele que escreve a ata corretamente por mim; apenas me dispensa de escrever à máquina enquanto ouço. O acertar e o errar continuam a ser tarefas humanas.