AI Transcrição: o mais difícil nas reuniões de grupo em chinês não é não perceber, é não distinguir quem decidiu o quê
A nossa reunião de grupo é uma vez por semana, duas horas e meia, sete ou oito pessoas, tudo em chinês. À partida, não deveria haver problema.
Mas, quando a reunião acaba, fico sempre com a sensação: percebi tudo do início ao fim, mas ao sair da sala não consigo explicar “o que ficou decidido e quem se comprometeu a fazer o quê”.
A dificuldade das reuniões de grupo em chinês não está na língua, está na atribuição.
Três coisas que se perdem durante a reunião
Quem propôs. No mesmo tema podem falar primeiro uma pessoa e depois outra, com opiniões diferentes. Depois da reunião, só me lembro de que “se discutiu esta direção”, mas não de quem a propôs primeiro.
Ficou decidido ou não. O orientador diz “podemos experimentar primeiro”, soa a concordância, mas na verdade é para eu decidir por mim; diz “isto ainda vamos ver”, à letra é adiar, mas na prática pode ser uma objeção. Este tipo de julgamento não está no texto literal.
Quem ficou com a tarefa. Os últimos cinco minutos antes do fim da reunião são os mais confusos: várias pessoas falam ao mesmo tempo, as tarefas acabam distribuídas entre empurrões mútuos e ninguém as anota.
Estas três coisas não se resolvem com “perceber”.
Eu fecho com uma tabela de três colunas
Primeiro sai a transcrição e o resumo por segmentos — uso o AI Transcrição da MuchSci para obter o resultado com tradução em simultâneo e resumo automático por segmentos — e depois passo eu mesmo pelas três colunas:
· Coluna do tema: quantos assuntos foram discutidos nesta reunião e quem levantou cada um. Se, a meio, se mudar de tema, corto manualmente: o resumo por segmentos é cortado pelas pausas da fala, e quando o orientador está a discutir A e muda de repente para B, estes dois trechos ficam muitas vezes no mesmo segmento; nesse caso, volto a ouvir esse segmento com a tradução e localizo o ponto de corte.
· Coluna das conclusões: em que categoria ficou cada assunto — “decidido”, “continuar a discutir”, “não mexer por enquanto”. Esta coluna tem de ser julgada por mim; o resumo por segmentos só escreve “discutiu-se X”, não escreve “se X ficou decidido ou não”.
· Coluna das tarefas: quem, quando e o que entregar. Escrever com a pessoa concreta, não escrever “seguir com o processo”.
A atribuição não deixo que uma ferramenta faça por mim. A razão é direta: já comparei vários registos e o resumo por segmentos não tem uma atribuição fiável de quem fala. Por isso, quem disse o quê e quem ficou com o quê, preencho eu com os nomes; o que não conseguir preencher, pergunto diretamente no grupo nos dez minutos seguintes à reunião, em vez de adivinhar.
Onde guardo a tabela de três colunas
A reunião de grupo é semanal; ao fim de algum tempo acumulam-se mais de dez e consultá-las torna-se uma confusão. A coluna “tarefas” organizo-a por pessoa e por semana na base de dados pessoal da MuchSci, e vejo sobretudo duas coisas: quem não entregou esta semana e quem foi incumbido de tarefas duas semanas seguidas. Quando preciso de mostrar a tabela a alguém, uso o agente assistente de escritório da MuchSci para a organizar numa versão editável, que é mais prática do que uma captura de ecrã.
A parte que não gravo
Nas reuniões de grupo aparecem frequentemente dados não publicados, detalhes que chegam ao número da amostra e o progresso dos projetos de outras pessoas. O que faço é: o conteúdo que envolve dados de outros não vai para o espaço partilhado; os meus próprios registos ficam apenas na base de conhecimento pessoal da MuchSci da minha conta, e só com a parte que me diz respeito. Antes da reunião, digo que vou registar; se alguém disser que um determinado trecho não deve ser registado, salto esse trecho.
Também é esta a linha que traço para este tipo de assistente de IA para pós-graduação: pode ajudar-me a guardar o que foi dito, mas não pode decidir por mim a forma como lido com as pessoas.
Custo
A reunião de grupo é um custo fixo semanal; conto-a como rubrica fixa nas despesas mensais; as reuniões ocasionais muito longas entram como rubrica variável. As reuniões em chinês não precisam de tradução, e o consumo de créditos é um pouco inferior ao das reuniões em inglês, mas duas horas e meia acabam por gastar mais do que eu esperava. Por isso, salto os trechos de temas que não me dizem respeito e não os ouço com atenção; só ouço com atenção a parte de que sou responsável.
Agora, quando a reunião termina, fico apenas com aquela tabela de três colunas. Não perceber uma reunião é uma coisa; no fim da reunião não conseguir explicar quem decidiu o quê é outra — é esta última que nos faz perder tempo.