Organizar um evento: a lista é, muitas vezes, a primeira coisa em que se começa a trabalhar e a última a ficar definida. A entidade organizadora prepara uma primeira versão, os coorganizadores acrescentam algumas pessoas, a equipa de secretariado altera-a segundo a tabela do ano anterior e a comunicação copia outra a partir de registos de conversas. Perto do momento do envio, circulam várias listas ao mesmo tempo, cada pessoa vê uma versão diferente e ninguém se atreve a confirmar se a que tem em mãos é a mais recente.
A dificuldade normalmente não está em "não saber quem convidar", se uma pessoa é ou não adequada é algo que, em geral, o meio sabe avaliar. O verdadeiro problema está em que esta lista tem de passar por várias mãos; cada passagem acrescenta algo ou altera a forma de escrever, e o que é acrescentado não tem fonte, nem o motivo da alteração fica registado. Por isso, a lista não deve ser um inventário de "quem cada um se lembra que existe", mas sim uma lista estruturada em que cada entrada remete para uma fonte pública e em que o estado de verificação está assinalado.
01 Quatro filtros: a máquina pode ajudar nos três primeiros
▲ Figura 1｜Filtro de orientação, filtro de factos, filtro de conflitos e filtro de confirmação, aplicados sucessivamente com maior rigor; o filtro de confirmação é realizado por uma pessoa
O filtro de orientação vem em primeiro lugar: qual é o tema e o âmbito dos tópicos desta reunião e que direções deve a lista cobrir. Se este filtro não for ultrapassado, por muito detalhe que se investigue depois, é trabalho perdido — se a orientação estiver errada, não faz sentido procurar exaustivamente.
O filtro de factos trata da forma de escrita. A grafia do nome, o nome da instituição, a designação do cargo e os trabalhos representativos publicamente verificáveis são alinhados item a item com páginas públicas. Neste filtro, a máquina pode ajudar bastante: reúne registos públicos dispersos por campos e coloca lado a lado as formas de escrita inconsistentes.
O filtro de conflitos trata das partes que não coincidem: se registos com o mesmo nome correspondem à mesma pessoa, se as informações sobre a instituição divergem entre páginas diferentes, se a cronologia pública dos cargos não é coerente. Este tipo de conteúdo não é objeto de escolha; é assinalado tal como está.
O filtro de confirmação é o único que tem obrigatoriamente de ser realizado por uma pessoa. Se as pessoas da lista podem ser convidadas, sob que identidade e em que medida, são juízos que não se podem deduzir de materiais públicos e que nenhuma ferramenta pode substituir. Os três primeiros filtros preparam os materiais até ao ponto de "falta apenas uma confirmação"; o quarto é feito por uma pessoa.
02 Lista montada aos pedaços e lista estruturada: a diferença aparece depois de passar de mão em mão
▲ Figura 2｜Quando as duas listas acabam de ser elaboradas parecem semelhantes; a diferença surge depois de passarem por outras mãos
Quando as duas listas acabam de ser elaboradas, têm comprimento semelhante; a diferença só se revela depois de passarem por duas mãos.
A lista montada aos pedaços caracteriza-se por: não haver campos uniformes entre as entradas, algumas terem instituição e outras apenas o nome; a fonte depender da memória; não haver registo de quem acrescentou nem do motivo; e as alterações substituírem diretamente o texto original, tornando impossível ver o que dizia a versão anterior. Este tipo de lista funciona nas mãos de uma só pessoa, mas, assim que muda de mãos, começa a perder fidelidade, e quem a recebe não se atreve nem a apagar nem a utilizá-la.
A lista estruturada tem campos fixos em cada entrada, a fonte remete para uma página concreta, o estado de verificação ocupa uma coluna própria e as alterações ficam registadas. Quem a recebe não precisa de voltar a perguntar a quem a passou: basta olhar para a própria lista para saber o que pode utilizar diretamente e o que ainda carece de uma confirmação.
A diferença não está em quão arrumada é a lista, mas em quanta informação resta depois de mudar de mãos. A primeira depende de explicações verbais no momento da entrega; a segunda depende da estrutura da própria lista.
03 Dividir em três níveis serve para que quem recebe saiba como agir
▲ Figura 3｜O critério de separação dos três níveis é o estado de verificação, não o grau de importância, nem a ordem dos convites
O mal-entendido mais comum sobre a divisão em níveis é tomá-la como uma fila: o que é importante à frente, o que é secundário atrás. Níveis assim definidos não são úteis para a próxima pessoa que recebe a lista.
O critério da divisão em níveis só pode ser o estado de verificação. Verificado e diretamente utilizável: campos completos, fonte clara e uma segunda fonte que confirma. A verificar e a completar: orientação adequada, mas faltam campos essenciais, ou só foi encontrada uma única fonte. Excluído e fora da lista: orientação inadequada, ou fonte fora do âmbito público.
A utilidade desta divisão não está na classificação em si, mas no facto de cada nível corresponder a uma ação de tratamento clara: o primeiro nível pode entrar no processo de envio de convites, o segundo tem de completar os campos antes de ser avaliado e o terceiro tem de sair com registo — indicando claramente o motivo da exclusão, para evitar que, passado algum tempo, alguém a volte a acrescentar. A divisão em níveis não é para ficar bonita; é para que quem não participou na organização inicial também possa continuar o trabalho.
▲ Figura 4｜Antes do envio formal, verificar item a item: grafia do nome, instituição e designação do cargo, fonte e pessoa responsável pela confirmação
Esta verificação antes do envio formal merece uma tabela própria: se a grafia do nome coincide com os materiais públicos, se a instituição e a designação do cargo seguem a forma atual, se a fonte de cada entrada é rastreável e se já existe uma pessoa responsável pela confirmação com registo do resultado.
Estes pontos parecem triviais, mas, se algo enviado formalmente tiver um erro, o custo de o corrigir é muito superior ao da verificação prévia: não se altera apenas uma linha de texto; a correspondência, a agenda, a disposição dos lugares e a linha de comunicação têm também de ser ajustadas, e nessa altura está-se muitas vezes perto da data do evento.
04 Organizar um evento: como passar a lista em revista
▲ Figura 5｜Estrutura esquemática da lista de convites: o estado de verificação e a fonte são apresentados em colunas paralelas, sem se misturarem nas observações
Na prática, a ordem é, em traços gerais, a seguinte.
Primeiro, definir os campos. Não há pressa em pensar em nomes; comece por escrever de que colunas esta lista precisa: nome, instituição, cargo, orientação, fonte pública, estado de verificação e pessoa responsável pela confirmação. Com os campos completos, acrescentar pessoas depois é apenas preencher células.
Depois, completar por partes. Verifique item a item segundo os campos e, ao verificar, registe logo a fonte; não deixe para depois — as fontes acrescentadas mais tarde ficam quase sempre incompletas. Nesta etapa, a MuchSci encarrega-se de reunir e arquivar: alinha por campos os registos públicos dispersos, coloca lado a lado as formas de escrita inconsistentes, mas não decide em seu lugar quem deve entrar na lista.
Assinalar o estado. Assim que terminar de verificar uma entrada, indique imediatamente a que nível pertence; o critério de preenchimento tem de ser coerente do início ao fim, caso contrário a divisão em níveis perde o sentido.
▲ Figura 6｜As quatro etapas concluídas: definir campos, completar por partes, assinalar o estado e deixar registo
Deixar registo. Para as pessoas acrescentadas, indique a base e a fonte; para as que saem, indique o motivo da exclusão. As alterações não substituem o texto original: acrescente uma nova linha ou uma nota junto ao local. Assim, se dentro de algum tempo alguém perguntar "quem acrescentou esta entrada?", não é preciso fazer um esforço especial de memória.
O papel da MuchSci neste processo fica por aqui: reunir os registos públicos numa estrutura pesquisável, para que cada entrada remeta para uma fonte e cada estado seja verificável. Quem convidar, com que identidade e como comunicar continuam a ser questões de quem organiza o evento.
05 Limites
① Este artigo aborda métodos de organização de listas e não constitui uma promessa de resultados. Por muito bem normalizada que seja a lista, não é possível garantir o resultado dos convites, muito menos o êxito da própria reunião.
② A organização da lista não constitui uma avaliação nem um aval de qualquer pessoa. As estruturas e os exemplos apresentados no texto são meramente indicativos; um convite formal deve basear-se na confirmação da própria pessoa ou da instituição a que pertence.
③ A organização é feita apenas no âmbito de materiais públicos. Informações obtidas por canais não públicos e relatos não confirmados não são incluídos na lista; quando a lista for utilizada para fins formais, prevalecem as disposições aplicáveis.