É outra vez altura de entregar documentos. Na tarde do próprio dia em que o aviso saiu, o grupo começou a perguntar, por turnos, a mesma coisa: quais eram os projetos em que participaste nesse período, se devia escrever o nome completo ou a abreviatura, se o tempo devia ser indicado pelo ano ou pelo período de início e fim. Uns foram ver os documentos de conclusão de curso, outros a versão anterior do formulário de candidatura, outros ainda o PPT da defesa do ano passado. Depois de juntar tudo, o problema não estava na quantidade, mas na versão — a mesma experiência, três formas de a escrever em três sítios, e ninguém conseguia dizer qual versão usar.
Este tipo de situação repete-se, e a razão não costuma ser falta de cuidado das pessoas. Como o cenário e o critério a usar são sempre diferentes, é preciso recolher tudo de novo de cada vez. O que vale realmente a pena fazer uma vez não é organizar os documentos e entregá-los, mas criar um registo-base que possa continuar a ser usado depois.
01 Quatro passos: reunir, alinhar, verificar, reutilizar
▲ Figura 1｜De reunir a reutilizar: os dois primeiros passos determinam se pode ser usado; os dois últimos, até quando.
Reunir significa juntar num só local registos dispersos por vários sítios. As fontes habituais são poucas: documentos de conclusão de curso e de encerramento de projetos, a secção de membros dos formulários de candidatura a projetos, as páginas de equipa dos materiais de defesa e de apresentação, e registos de resultados publicamente verificáveis. Ao reunir, não se deve ter pressa em fundir; convém anotar de que documento veio originalmente cada bloco.
Alinhar é uniformizar os critérios dos campos. Este passo é o mais minucioso e o que menos se pode dispensar: uniformizar a forma de escrever as datas num único formato, os nomes das instituições e dos projetos no nome completo ou na abreviatura oficial, e a forma de designar os papéis num único conjunto de termos. Se os critérios não forem uniformes, todos os passos seguintes vão desviar-se.
Verificar é confrontar cada registo com fontes públicas. O que puder ser remetido para uma fonte pública fica marcado como «verificado»; o que não puder, como «a completar». Quando a mesma situação aparecer escrita de duas formas, devem listar-se ambas, indicando a respetiva fonte, sem escolher uma delas por iniciativa própria. O que aqui se verifica é se os factos podem ser rastreados, não se estão bem ou mal feitos.
Reutilizar é consultar por segmentos, de acordo com o cenário. No mesmo registo-base, os documentos de candidatura precisam de descrições em texto corrido dos projetos e dos papéis, enquanto a tabela de divisão de tarefas precisa da situação atual e das relações de continuidade. Segmentar é obter um subconjunto, não reescrever tudo.
02 Três tipos de situações a que o mesmo registo-base dá resposta
▲ Figura 2｜Exterior, interno e acumulação a longo prazo: os três níveis usam segmentos diferentes do mesmo registo-base.
Os documentos para o exterior incluem cenários como candidaturas, apresentações e divulgação, que exigem texto corrido, critérios uniformes e possibilidade de citação direta. Se o currículo dos membros for recolhido de novo de cada vez, o problema mais provável não é faltar alguém, mas a mesma experiência aparecer escrita de forma diferente em dois documentos. O registo-base guarda descrições em texto corrido e, ao consultá-lo, retira-se o mesmo texto.
A gestão interna refere-se à divisão de tarefas e à transmissão de conhecimento. Quem assumiu determinada linha de trabalho, quem continua certo trabalho — este tipo de informação é o que mais facilmente se perde quando há mudanças de pessoal. O registo-base conserva as relações de continuidade, para que quem entra de novo tenha uma base em que se apoiar.
A acumulação a longo prazo é a dimensão temporal. Registar ano a ano o destino dos graduados e atualizar atempadamente as entradas e saídas de pessoal. Considerada isoladamente numa única organização, esta camada não parece ter grande efeito; mas, prolongada por três a cinco anos, é ela que determina se o registo ainda pode ser usado.
▲ Figura 3｜Campos organizados segundo «verificável publicamente»: primeiro os factos de participação e os papéis, sem campos para avaliações subjetivas.
Vale a pena reparar na ordenação dos campos: nome, projetos em que participou, papel desempenhado, datas de início e fim e fonte pública aparecem primeiro; não há campos para desempenho, avaliação ou produtividade. Isto não é uma forma de poupar trabalho, é uma fronteira — a partir do momento em que se misturam juízos subjetivos no arquivo, este deixa de ser uma organização de informação pública.
03 Um esforço pontual ou uma estrutura que permanece
▲ Figura 4｜A diferença entre as duas abordagens só se torna evidente depois da entrega.
O processo de um esforço pontual é mais ou menos este: sai o aviso, toda a equipa interrompe o que está a fazer e passa dois dias a recolher informação em bloco, para juntar às pressas um documento e entregá-lo antes do prazo. Depois da entrega, o ficheiro fica num canto de que ninguém se lembra e, da próxima vez, os mesmos dois dias repetem-se. O tempo inteiro ocupado durante a organização é real, mas o que fica depois da entrega não é recuperável por pesquisa.
A manutenção regular é diferente: avança por blocos, tratando de cada vez um campo ou um lote de pessoas, sem ocupar blocos inteiros de tempo; atualiza as entradas correspondentes quando há mudanças de pessoal; e, na altura de entregar documentos, retira segmentos do registo-base em vez de recolher tudo de novo. Depois da entrega, o ficheiro continua no mesmo sítio e, da próxima vez, é só consultá-lo.
A diferença entre as duas não está em organizar com mais ou menos cuidado, mas em deixar ou não uma estrutura que possa continuar a ser usada. Um esforço pontual também pode ser feito com muito cuidado, mas produz um produto final; a manutenção regular produz um registo-base. O produto final só corresponde ao cenário daquela vez.
▲ Figura 5｜Duas formas de organizar a responsabilidade de manutenção: concentrada numa só pessoa, quebra facilmente quando há mudanças; ligada a pontos do processo, prolonga-se com ele.
A forma de organizar a responsabilidade de manutenção determina diretamente quanto tempo este registo dura. Designar uma pessoa responsável é a prática mais comum, mas tem um custo: assim que essa pessoa fica sobrecarregada, interrompe-se; assim que sai, fica interrompido a meio. Integrar a manutenção nos processos existentes significa associar as ações de atualização a pontos já existentes: atualizar as entradas quando há entradas e saídas de pessoal e arquivar os registos de participação quando um projeto é encerrado.
04 De registos dispersos a um registo-base
▲ Figura 6｜Os quatro passos concluídos: reunir, alinhar, verificar e segmentar por cenário.
Na prática, a ordem é mais ou menos esta.
Primeiro, definir os campos. Não há pressa em recolher documentos: primeiro, escrevem-se os campos necessários: nome, projetos em que participou, papel desempenhado, datas de início e fim e fonte pública. Com a lista de campos definida, reunir passa a ter limites. A estrutura de arquivo da MuchSci também está organizada segundo esta lógica: primeiro os campos, depois a recolha.
Depois, reunir. Transfere-se item a item por campo, mantendo a indicação da fonte. Neste passo não se funde nada; os registos duplicados ficam como estão.
Fazer o alinhamento e a verificação. Uniformizar a forma de escrever datas e instituições; confrontar cada entrada com fontes públicas, marcando como verificadas as que puderem ser remetidas para uma fonte e como a completar as que não puderem; quando a forma de escrever for inconsistente, listar as versões em paralelo e indicar a fonte.
Só então segmentar. Obter subconjuntos por cenário: os documentos para o exterior usam descrições em texto corrido; a gestão interna usa a situação atual e as relações de continuidade. Neste fluxo, a MuchSci assume as tarefas de reunir e pesquisar — arquiva por campos os registos dispersos por vários sítios e associa cada fonte à respetiva entrada, para que, da próxima vez, se possa segmentar diretamente. Está mais próxima dos dois passos de «alinhamento» e «verificação»: a uniformidade dos critérios e a associação das fontes são os dois pontos mais propensos a erro no trabalho mecânico. O que recolher e como decidir continua a ser determinado pela própria equipa.
05 Limites
① Este artigo descreve métodos de organização e manutenção de arquivos e não constitui uma promessa de resultados. Por muito bem organizado que esteja o registo-base, isso não garante o resultado de candidaturas ou apresentações.
② O arquivo é a organização e apresentação de informação pública e não constitui uma avaliação da capacidade de ninguém. O texto aborda apenas factos como os projetos em que se participou e os papéis desempenhados, sem tratar do desempenho ou do nível de avaliação.
③ Utilizar apenas informação pública. Informação proveniente de canais não públicos, relatos não confirmados e conteúdo que envolva privacidade pessoal não são incluídos em caso algum; a utilização de informação relativa a pessoas concretas deve respeitar as normas da instituição a que se pertence.