周一组会，我一般从周日下午开始做汇报准备。把组会汇报的流程拆成时间段写下来，是因为我试过"随便准备一下"，代价是会上被问住。
18:00｜先写结论，再整理过程
动数据之前，先写一句话：这周做的事说明了什么。写不出来，说明这周做的和想解决的问题对不上——这时候去翻上周的任务清单，比硬凑 PPT 有用。
19:00｜数据和图
只留支撑那句结论的图表。图表规范先做对：坐标轴单位、样本量、误差棒含义写进图注，别等被问。处理化学、材料类数据时用化学信息学智能体跑分析（RDKit、Datamol、PyTDC、MedChem、TorchDrug 这些工具链），脚本和版本一起留着，数据复现是底线——图是怎么来的要能当场复现。
20:00｜生成 PPT 初稿
用 MuchSci 的办公助手智能体一句话生成可编辑的 PPT（Word、Excel 也是同理），在初稿上删减比从空白页搭快得多。开题、中期这类有固定结构的场合，它有模板：输入课题名称、研究问题和初步思路，输出包含研究背景、现状、方法、技术路线的初稿，缺环节的地方一眼能看出来。
21:00｜讲一遍
对着几页讲给空气听。讲的时候会暴露两个问题：哪一页其实没内容，哪一段顺序反了。读稿子你会顺着往下滑，讲的时候骗不了自己。
22:00｜准备三个"如果"
如果被问"为什么这么做""误差从哪来""下一步是什么"，各准备一句答案。这三个问题组会上出现的概率最高。
会后半小时｜归档
录音转录和要点用AI 听记（边听边译、自动分段总结、译文编辑、报告生成）整理成可归档的报告；这周读的文献译稿和笔记进个人知识库（PDF、DOCX、PPTX、XLSX、TXT、MD 都能导，默认个人使用、不共享），手写要点和白板照片走个人数据库那层；老师给的任务写进下周清单。
补两条边界：录音前先问在场的人，不是所有场合都适合录；组会上的未发表数据要不要上传工具，自己判断——我确认过的一点是，上传的论文、数据、录音不用于模型训练。
这套研究生 AI 助手的分工是：图表和初稿交给它，结论和判断留给自己。准备一次组会的时间没变短多少，变的是会上被问住的次数。