AI 听记:跨语言合作方会议,纪要发出去之前我核对什么
上个月跟一家企业开线上例会,两小时。他们那边讲需求用中文,我们这边讲技术用英文,术语中英混着说。会开完,纪要要发到群里,两家单位都能看到。
这种事跟组会不一样:组会记错了,下次改过来就行;对外纪要多写错一句,可能要花一周去纠。
所以这篇写的不是"怎么记",是发出去之前我核哪几样。
发出去之前,我逐项核对六条
一、结论和讨论要分开。 自动分段总结最容易犯的一个错,是把"我们在考虑"写成"我们决定"。凡是纪要里出现"已确认""已决定"字样的句子,我一定回原音听一遍,听完再定这个词留不留。
二、术语全篇统一。 对方内部有一套自己的缩写,同一样东西,他们的叫法跟我们不一样。我先把中英对照关系固定下来——哪几个词在这场会里必须怎么写——用 MuchSci 的论文翻译过一遍术语,再看全篇有没有同一个概念两种写法混用。
三、数字、周期、日期,一律回原文核。 额度、交付节点、周期长度,译文里的数字我不用。这条是我给自己定的硬规则,没有例外。
四、待办写具体到人。 谁、什么时候、交什么,一条一条点名,不写"后续推进""双方继续保持沟通"。这种话听着稳妥,实际上等于没写。
五、附件和纪要放一起。 会上提到的文档,我用 MuchSci 的文件资产库跟纪要归档在同一个目录,省掉后面在群里来回问"那份文件在哪"的三轮。
六、保密内容换写法。 报价、未公开的技术参数、对方明确要求保密的段落,我直接删掉,或者写成"另附",不在群里展开。
三处最容易写错的地方
把提问写成结论。 会上有人问"这个方案能不能支持百万级",纪要里就变成了"支持百万级"。差得很远。
把一件事写成两件。 中英混说的场合,同一件事先被中文说一遍、又被英文说一遍,整理时容易当成两个议题,最后待办翻倍。
把口头倾向写成书面承诺。 "我们倾向于这个方案"和"我们采用这个方案",中间差一个签字。
我的流程
会开完先出初稿:用 MuchSci 的 AI 听记拿到边听边译、自动分段总结和报告生成的结果,当草稿用。然后按上面六条核一到两遍。改完用 MuchSci 的办公助手智能体排成可编辑的文档,发出去之前自己再通读一遍,只留双方都认可的内容。
这里有个前提要说清楚:它不是替我把纪要写对,它只是让我不用一边听一边打字。对错仍然是人的事。